Un contrato es un acuerdo de dos o más partes para crear, regular, modificar o extinguir relaciones jurídicas de tipo patrimonial. En la vida diaria, así como, en el desarrollo empresarial estos son el pan de cada día; por ejemplo, hay contrato cuando se adquiere un sistema de software, o cuando se presta algún servicio en específico como el mantenimiento de equipos y maquinaria, se encarga la fabricación de productos o se compran o venden insumos, o cuando se contrata la ejecución de una obra, por ejemplo, la construcción de un almacén, entre otros muchos más.
Un buen contrato es el inicio no solo de una excelente relación comercial, sino también la forma de mantenerla en el tiempo y en el peor escenario de salir de modo más rápido y menos gravoso del conflicto que se hubiera generado.
Los contratos no necesariamente deben hacerse por escrito, aunque nuestra legislación establece para algunos casos particulares que así sea, pero el formalizarlos por escrito nos da una herramienta probatoria importante en caso de controversias entre las partes y además nos permite mejorar nuestros sistemas de gestión empresarial.
Los contratos deben negociarse y ejecutarse siempre bajo el principio de buena fe, deben contemplar los acuerdos tomados realmente entre las partes y cumplirse en dichos términos, por lo que les dejo algunos tips que deben tener en cuenta al momento de celebrar y elaborar contratos:
- Conoce a la persona natural o jurídica con quien contratas, así como a su representante facultado en caso de ser una persona jurídica. Para ello, revisa su Ficha RUC, partida registral o la vigencia de poder del representante con quien estás tratando, no solo su tarjeta de presentación.
- Define el objeto del contrato, determina claramente qué es lo que necesitas o requieres de tu contraparte.
- Conoce el alcance de la oferta, solicita una cotización, oferta o propuesta técnica-económica. Esto te permitirá llegar a un acuerdo con tu contraparte, conocer el costo de lo que requieres y establecer las obligaciones y responsabilidades de cada una de las partes.
- Define de forma clara y precisa todas las obligaciones que cada parte deberá cumplir.
- Establece el plazo del contrato, el cronograma de avance (si aplica) y si habrá renovación automática al vencimiento del plazo o si deberán llegar a un nuevo acuerdo en caso de prórroga.
- Define claramente las consecuencias de la demora en el cumplimiento de las obligaciones pactadas. Pacta mora automática y penalidades, si corresponde, en caso de retrasos.
- Identifica las obligaciones esenciales para las partes. Estas son aquellas cuyo incumplimiento es tan relevante que afectaría la finalidad del contrato. En ese sentido, pacta una cláusula de resolución expresa para poder terminar el contrato en caso de incumplimiento sin necesidad de acudir al Poder Judicial o a la vía arbitral.
- Incluye cláusulas anticorrupción para evitar o mitigar responsabilidades administrativas y/o penales por acciones ilegales en las que pudiera incurrir tu contraparte sin tu conocimiento.
- Pacta cláusulas de confidencialidad sobre la información entregada y recibida en virtud del contrato.
- Fija domicilios, correos electrónicos y teléfonos para efectos de las comunicaciones durante la vigencia del contrato y acuerda la competencia a la que se someterán en caso de conflictos.
No olvides que la asesoría legal en materia contractual es de vital importancia para el desarrollo y avance de las operaciones de las empresas. Un buen contrato permite mitigar riesgos y evitar contingencias que pueden derivar en la pérdida no solo de dinero, sino también de tiempo.